Jak rozpocząć pracę z Todoist

Witaj w Todoist!

Jak rozpocząć pracę z Todoist

0%

Ten przewodnik zapozna cię z podstawowymi funkcjami Todoist i pozwoli Ci zacząć korzystać z prostego systemu do zarządzania zadaniami.

Nauczysz się korzystać z Todoist, a będziesz mógł:

  • Monitorować swoje zadania
  • Organizować i robić postępy w większych projektach
  • Zaplanować dzień tak, aby jak najwydajniej pracować

Zacznijmy, dobrze?

Monitorowanie zadań

Nasze mózgi są tak zbudowane, że bez przerwy myślimy o nieukończonych zadaniach. Jest to przydatne, gdy pracujemy nad jednym zadaniem. Problemy zaczynają się, gdy czeka nas 30 zadań, na których musimy jednocześnie się skupić.

Dlatego pierwszym krokiem ku organizacji pracy i życia i jest przeniesienie ich z głowy na listę zadań. Lista pomoże Ci ustalić priorytetowe zadania i ich terminy.

Dodawanie nowych zadań

Aby dodać nowe zadanie w Todoist, naciśnij + lub użyj skrótu Q otwierającego okno zadań, wpisz nazwę zadania i naciśnij Enter.

Polecamy pobranie aplikacji Todoist na macOS, Windows, iOS, Android, i inne systemy. Dzięki temu będziesz mógł zapisać zadanie Todoist w każdym miejscu, o każdym czasie.

Data i godzina dla terminów

Jeśli musisz wykonać zadanie w pewnym dniu, wpisz termin i/lub godzinę oraz nazwę zadania.

Wskazówki Todoist:

Todoist automatycznie rozpozna i doda termin; ta funkcja pozwala szybko dodawać zadania, szczególnie w aplikacjach na urządzenia mobilne. Jeżeli chcesz, aby podkreślone słowo lub wyrażenie zostało dodane do nazwy zamiast daty, kliknij na nie.

due date

Możesz także dodać cykliczne terminy do zadań, np. każdy pierwszy dzień miesiąca, co 2 tygodnie począwszy do 1 czerwca czy w każdy poniedziałek. Po ukończeniu cyklicznego zadania termin zostanie automatycznie ustawiony ponownie. Jest to idealne rozwiązanie dla takich zadań, jak opłacenie czynszu czy złożenie kwartalnego raportu.

repeating due date

Tworzenie pod-zadań

Dodawaj zadania, które są konkretne i nie zajmują więcej niż godzinę. "Stwórz firmę produkującą oprogramowanie" jest zadaniem przytłaczającym, zbyt ogólnym i nie ma konkretnego terminu. "Stwórz listę 25 pomysłów na firmę" lub "Zadzwoń do Judy, aby skontaktować się z odpowiednim prawnikiem" to zadania, które lepiej posłużą za pierwsze kroki do realizacji głównego celu.

Możesz dodać te małe kroki jako pod-zadania w zadaniu głównym. Wystarczy przeciągnąć i upuścić pod-zadania po prawej stronie pod zadaniem głównym.

Niektóre z zadań mogą zawierać tyle kroków, że być może lepiej jest z nich utworzyć projekt...

Organizowanie projektów

Projekty pozwalają zorganizować zadania w oddzielne listy. Todoist zawiera listę dla standardowych projektów, ale możesz tworzyć i usuwać projekty, zmieniać ich nazwę i kolejność, a także oznaczać je kolorami w dowolny sposób.

edit project

Tworzenie nowych projektów

Większość użytkowników dzieli swoje zadania na takie projekty, jak Praca i Osobiste. Następnie tworzą nowe projekty Todoist dla większych, długofalowych prac. Na przykład:

  • Nauczyciel może utworzyć projekt dotyczący planowania każdej lekcji.
  • Programista w zespole agile może utworzyć nowe nowy projekt dla każdego bieżącego sprint.
  • Pracownik marketingu może utworzyć projekt dla każdej kampanii reklamowej.
  • Freelancer może utworzyć projekt dla każdego zlecenia od klienta (a nawet współdzielić go z nim).
project examples

Aby utworzyć nowy projekt, naciśnij Dodaj projekt na dole listy projektów, wpisz nazwę projektu, wybierz jego kolor i naciśnij Enter.

Planowanie projektów

Twoja lista projektów powinna być prosta, abyś mógł bez trudu uporządkować zadania i skupić się na tych, które w danym czasie należy wykonać. Możesz dodać nowe projekty w każdej chwili.

Po utworzeniu każdego projektu należy ustalić, jakie kroki należy podjąć, aby rozpocząć jego realizację. Nie wszystkie twoje kroki będą odpowiednie od razu, ale nie należy się tym przejmować; zawsze możesz wrócić do projektu i dodać inne kroki. Każdy krok będzie zadaniem w Twoim projekcie.

Aby rozpocząć pracę, ustal pierwszy konkretny krok, który należy wykonać w celu realizacji projektu. Przeciągnij go i upuść na listę zadań projektu.

Wskazówki Todoist:

Możesz szybko dodać zadanie do danego projektu wpisując # w pole nazwy zadania. Todoist automatycznie wyświetli listę wszystkich Twoich projektów; wpisując dalej nazwę lista ta będzie się zawężać. Ten skrót jest szczególnie przydatny, gdy dodajemy zadanie w urządzeniach przenośnych.

Twoja skrzynka odbiorcza

Nie wiesz gdzie dodać nowe zadanie? Dodaj je najpierw do Skrzynki odbiorczej i zdecyduj później. Twoja Skrzynka odbiorcza służy jako domyślna lista dla zadań, które nie zostały jeszcze przydzielone do projektów. Wystarczy je potem przeciągnąć i upuścić do wybranego projektu na liście.

Teraz gdy mamy konkretny, łatwy do wprowadzenia plan do zarządzania projektami i celami, przyjrzyjmy się temu, jak możemy przekształcić dalekosiężne plany w zorganizowaną listę codziennych zadań.

Planowanie dnia

Gdy jest się przytłoczonym ogromem pracy, czasem wystarczy tylko spisać listę zadań i je uporządkować.

Ale główną zaletą Todoist jest pomoc w planowaniu każdego dnia w taki sposób, aby każdy dzień przybliżał użytkowników do celu.

Dzisiaj i przez kolejne 7 dni

Widoki Dzisiaj i Następne 7 dni pokazują wszystkie zadania w każdym projekcie, których termin upływa dzisiaj lub w ciągu 7 najbliższych dni. Ten widok będziesz najczęściej oglądał w Todoist.

Widok Następne 7 dni ułatwia planowanie przyszłego tygodnia. Wielu ludzi poświęca pół godziny niedzielnego lub poniedziałkowego poranka na określeniu celów na najbliższe 7 dni.

next 7 days

Widok Dzisiaj pozwala skupić się na określonych zadaniach każdego dnia. W ciągu dnia zawsze możesz przejrzeć listę Dzisiaj i sprawdzić jakie jest kolejne zadanie. Możesz nawet wydrukować listę zadań na dziś i trzymać ją pod ręką.

Wskazówki Todoist:

Możesz przeglądać i planować zadania z jeszcze odleglejszych terminów. Wystarczy wpisać liczbę dni, które chcesz przejrzeć – na przykład: 30 dni – w polu Szybkiego Wyszukiwania w górnym rogu aplikacji.

view tasks for the next 30 days

Ustawianie priorytetów dla zadań

Wielu ludzi ma trudności w prowadzeniu listy zadań, ponieważ nie potrafią określić, ile zadań mogą wykonać w ciągu dnia i nie przydzielają zadaniom priorytetów.

Dlatego opracowaliśmy 3 podstawowe zasady dotyczące planowania dnia za pomocą Todoist:

  • Nie wszystkie zadania są jednakowo ważne

    Spotkania, e-maile i inne małe, pilne zadania szybko mogą wypełnić Twój dzień. W rezultacie większe, ważniejsze zadania często są odkładane na jutro. Zanim rozpocznie się pracę należy określić ważne zadania i na nie przeznaczyć czas i energię. Oto prosty, szybki sposób na określenie priorytetu zadań:

    Na początku każdego dnia należy zadać sobie pytanie: Jakie zadanie muszę wykonać dzisiaj, aby pod koniec dnia mieć satysfakcję z wykonanej pracy?

    Wybierz nie więcej niż 3 ważne zadania do wykonania w danym dniu, określ ich termin na dzisiaj, jeżeli nie są jeszcze zaplanowane, i oznacz je jako Priorytet 1 na czerwono. Dzięki temu będą na górze listy zadań na dzisiaj.

    define priorities
  • Każdego ranka zacznij od najważniejszych zadań

    Już wiesz jakie 3 zadania musisz wykonać dzisiaj, więc czas się za nie zabrać. Wiele badań pokazuje, że najwięcej zapału do pracy mamy o poranku, zanim dziesiątki innych decyzji pozbawi nas sił. Dlatego należy wykonać najważniejsze zadania w pierwszej kolejności.

    Wykonanie najtrudniejszych zadań na początku dnia sprawi, że reszta zadań nie będzie stanowić problemu. Nawet jeśli w ciągu dnia pracę przerywać Ci będą telefony, spotkania, e-maile, najważniejsza praca w danym dniu została już wykonana.

    Jeżeli dotąd zastosowałeś się do porad tego przewodnika, zadania te już znajdują się na początku listy zadań na każdy dzień. Każdego ranka otwórz widok Todoist Dzisiaj i zacznij pracować nad swoim pierwszym, najważniejszym zadaniem.

    tasks for today
  • Oczekuj nieoczekiwanego

    Nie zawsze wykonasz wszystkie zadanie zaplanowane na dany dzień. Nie ma w tym nic złego! Niełatwo jest określić, jak dużo czasu zajmie nam dana praca.

    Dlatego Todoist pozwala swobodnie dostosować plany w ciągu dnia. Pod koniec każdego dnia możesz wyświetlić widok Następne 7 dni i przejrzeć lub też wykreślić ukończone zadania, a także przełożyć zadania na inny dzień.

    Wystarczy przeciągnąć i upuścić pozostałe zadania na jutro lub inny dzień tygodnia.

    Wskazówki Todoist:

    Zawsze masz dostęp do widoku listy zakończonych zadań; wystarczy kliknąć na ikonę zegara na dole każdej listy zadań projektu. Jeżeli przypadkowo oznaczyłeś zadanie jako wykonane, możesz to cofnąć klikając na to same pole.

    show completed tasks

Poznałeś już podstawy Todoist, możesz więc zacząć organizować swoją pracę i życie.

Wiecej o Todoist dowiesz się z poniższych stron: